Lassan közügyeinket is online intézhetjük, és nem csak a NAV-nál

Már a koronavírus előtti években is törvény kényszerítette a hivatalokat és a jogi személyeket az elektronikus ügyintézésre, de annak hiányát, a fejlesztések csúszását nem szankcionálták. Bár voltak jó példák is, ahol az online ügyintézés már működött, azért a legtöbb ügytípus esetében személyesen, papíralapon kellett eljárni. A pandémia megjelenésével érezhetően megnőtt a hivatalokra nehezedő nyomás, az ügyintézés nem állhatott le, azonban saját infrastruktúrájukból fakadóan, vagy az előttük álló beszerzések miatt, legtöbb esetben például nem tudták megoldani a home office-t a hatóságok - azokban a munkafolyamatokban dolgoztak továbbra is, amelyekben a vírushelyzetet megelőzően. Ez valahol természetes, hiszen ezekre a folyamatokra fel kellett és fel kell készülni, a korábbi működésben pedig ez nem volt prioritás a közigazgatásban. Ezeket a törekvéseket hirtelen előre kellett sorolni és fel kellett gyorsítani.

Azonban ahogy a vírushelyzet elhúzódott, úgy egyre több olyan intézkedés jött közigazgatási oldalról is, melyek a digitális megoldások terjedésének kedveztek. Ide sorolható például a január 1-jével életbe lépett bankkártyás fizetés lehetőségének biztosítása, mint kötelezettség. Voltak instant törekvések is a közvetett személyes érintkezés elkerülésére, mint a paypass-os fizetés határértékének felemelése 15 ezer forintra. A hivatalok közül pedig a NAV élen jár az elektronikus ügyintézés teljes körűvé tételének folyamatában.

A rendszer alkalmas lenne 

Tipikus példája a rendszer működésének a gépjárműlízinghez kapcsolódó ügyintézés. Erre az elmúlt években az a gyakorlat alakult ki, hogy személyesen, a kormányablakokban lehetett elvégezni a szükséges teendőket. A vírus miatt azonban ez a megoldás kockázatossá vált. Utánajártunk az elektronikus ügyintézés lehetőségének ennél az ügytípusnál, és a XIII. kerületi kormányablakkal leegyeztettük azt a folyamatot, amit jelenleg az állami felületen keresztül is lehetne alkalmazni, de lefordítottuk ezt a saját szolgáltatásaink nyelvére is, hogy rajtunk keresztül, még egyszerűbben – kevesebb, mint feleannyi lépésből – meg lehessen oldani. Már az állami rendszer is alkalmas lenne arra, hogy személyes megjelenés nélkül, otthonról, elhagyva a papírokat ez az ügymenet online megvalósítható legyen.

Azok az ügyintézők, akik a gépjárműlízing-folyamatokat intézik saját ügymeneteikben - például egy számlavezető rendszerben -, felkészíthetők arra, hogy néhány kattintással egy meghatározott formátumban átadják az adatokat az e-Jogsegéd alkalmazásának. Így egy automatikus folyamat az adatokból létrehozza a kimenő elektronikus üzeneteket a tartalommal együtt, amivel jelentős időt spórol meg az ügyintézőknek. A küldés előtt - akár az összes aláírandó üzenetet - már csak egy kattintással alá kell írni elektronikusan, és a kézbesítés automatikusan megtörténik a megfelelő hivatal tárhelyére.

Kevés az innovatív vállalatvezető

Egy másik aktuális példa az otthonteremtési és otthon-felújítási támogatásokkal kapcsolatos, ahol rengeteg megkeresést kapnak a pénzintézetek. 2021. február 1-től az állami kamattámogatású lakáscélú fogyasztói hitel-, kölcsönszerződés, valamint az azt biztosító jelzálogszerződés esetében, a közjegyzői dokumentumok tervezetét egy meghatározott okiratminta alapján szükséges a közjegyző rendelkezésére bocsátani. Ezeknek a szerkesztését a hitelintézetek és pénzügyi szolgáltatók jellemzően termékenként és hitelkérelmenként egyesével, kézzel bevitt adatokkal állítják elő az ÁNYK-programban. Ezeknek a nyomtatványoknak az összeállítása és kezelése nagymértékben támogatható a digitalizációban rejlő lehetőségekkel, így az ügyintézés idő- és erőforrásigénye jelentősen csökkenthető.

A jelzáloghiteleknél az ügyintézés korábban papíralapú volt. A közjegyzői okiratokat postán, személyesen, hagyományos módon lehetett intézni. Miután megjelent a törvényi változás, megterveztünk egy folyamatot, amit a rendszerünk támogatni tud, majd piaci felmérés keretében felvettük a kapcsolatot ügyfeleinkkel, hogy kikérjük véleményüket a megvalósítandó fejlesztésről. Ennek eredményeképpen egy specifikált, kiegészítő szolgáltatást hoztunk létre ezen folyamatokhoz, ami azóta már minden e-Cégkapu ügyfelünk számára elérhető. Szükség van a proaktivitásra, mert egyelőre kevés az innovatív vállalatvezető a hazai piacon. Másik hátráltató tényező, hogy ezek a problémák legtöbbször ügyintézői szinten jelentkeznek egy-egy szervezetnél, melyek gyakran nem jutnak el a döntéshozókig.

Végeredményben egy személyes ügyintézést igénylő, hagyományos folyamatot tereltünk át digitális útra: a fejlesztéssel az érintett pénzintézetek rendszerei pedig specifikált adatokat tudnak felhasználni automatikusan, a közjegyzői okiratminta elektronikus kitöltése során. Ez úgy történik, hogy az ügyfél oldalán az adatokat egy algoritmus kigyűjti egy adatbázisba, az ügyintéző pedig feltölti a megfelelő e-Cégkapu funkcióhoz ezt a táblázatot. A rendszer felismeri, hogy melyik adatot, hová kell tenni az adott elektronikus nyomtatványon, és előkészíti véglegesítésre az ügyintéző számára a kimenő üzenetet.

A piaci szereplők fájdalompontjai

A digitalizáció egyik fő kérdésköre jogi szempontból az, hogy a biztonság, az adatvédelem mellett a hitelesség is biztosított legyen. Az említett otthonteremtési okiratmintánál a közjegyző csak akkor foglalkozik a dokumentummal, ha elektronikus aláíró tanúsítvánnyal van hitelesítve, különben az e-ügyintézési törvény miatt visszadobhatja azt. Az elektronikus aláírást itt a pénzintézet részéről például dokumentumonként el kell végezni, ami ilyen tömegszám esetében rengeteg időt vehet igénybe.

A piaci szereplők fájdalompontjai közül ráéreztünk arra, hogy a tömeges műveletek iránti igény jelen van, de nem kifejezetten keresik még a megoldásokat. Legtöbbször eszükbe sem jut, hogy a tömegesség is biztosítható. Nálunk például már egy kattintással véglegesíthetőek az üzenetek egy tömeges elektronikus aláírási folyamat elindításával.

Ez persze akár évekig is eltarthat, de a fejlődés megindult, a 2020-as év pedig rámutatott arra, hogy a hatékony digitális átálláshoz legalább a vágynak meg kell lennie a vezetőkben, illetve a szakértőkben, hogy felderítsék a digitális transzformáció kapcsán felmerülő nehézségeket és minél hatékonyabbá akarják tenni folyamataikat. Ma már többen vannak azok a vezetők, akik ezt felismerték, mint akár egy évvel ezelőtt, és legalább már ötletként ott van a feladataik között, hogy ebben előrelépjenek. Sokszor felmerül az igény a változtatásra, de gyakran nem tudják, milyen irányba induljanak. De ha már van egy ötlet vagy javaslat, akkor el lehet indulni a fejlesztéshez vezető úton.

Vannak már eredmények, amiket akár testközelből láthatunk, érezhetünk, de a legtöbb ilyen változás – evés közben jön meg az étvágy alapon – még előttünk áll. Mi az e-Jogsegédnél azt tapasztaljuk az üzleti tárgyalásaink során, hogy sok vállalatnál leálltak a futó projektek, amelyeket még a pandémia megjelenése előtt indítottak, és a piaci szereplők átcsoportosították az erőforrásokat az elektronikus ügyintézésre való átálláshoz. Új megoldásokat vezetnek be, rendszereket vonnak össze, folyamatokat egyszerűsítenek. Ezek gyakran nem azonnal ”forintosítható” eredmények, de mindenképpen átcsoportosítható többleterőforrást eredményeznek.

Nem csak a profit a hajtóerő

Közigazgatási oldalon például egyáltalán nem a profitra való törekvés, hanem az információk minél gyorsabban való előállítása a cél, ami alapján minél hamarabb döntéseket lehet hozni. A pandémiás helyzetben az idő emberéleteket jelenthet, és ha nincs azonnali visszajelzés akár egyes piaci ágazatok oldaláról, hogy hogyan változik a teljesítményük, akkor azokra nem lehet reagálni, például támogatásokkal sem. Ha ezek az információk szinte azonnal beérkeznek, és gyorsan feldolgozzák azokat – akár automatikusan –, valamint még tűréshatáron belül az adatok fel is használhatók, azzal sok mindent meg lehet menteni.

Egy másik érdekes megközelítés pedig HR-oldalról világítja meg az állami rendszerekben rejlő potenciált: a hivatali kapu, mint tárhely, nemcsak a cégkapukkal, hanem az ügyfélkapukkal is tud kommunikálni, például a NAV az adóbevallásról ide küld értesítést. Egy másik rendszer ugyan, de az üzenet az ügyfélkapuban landol. Ezt nemcsak ilyen specializált ügyek intézésére lehetne használni, hanem akár a hivatalok, valamint a közigazgatásban részt vevő szervezetek a saját munkavállalóik számára is elküldhetnék a HR-üzeneteket, a havi bérlapot, a szerződésmódosítást, de akár kidolgozhatók például be- és kiléptetési folyamatok is. Ez egyrészt gyorsítaná az ügyintézést, másrészt a HR-osztályról venne le terhet, harmadrészt ezeknek a hivatalosnak minősített iratoknak a tárolását könnyítené meg.

Nem történne meg például az az eset, hogy otthon elrakjuk valahová ezeket a dokumentumokat, és jó eséllyel sosem találjuk meg őket akkor, amikor szükséges lenne. A HR ügyintézési folyamat is átalakulhatna elektronikussá azáltal, hogy akár a munkaszerződést is elektronikusan írhatnák már alá a felek.